http://lib.gmsib.ru////files/11_12.doc

Внедрение новых информационных технологий в работу современной библиотеки общеобразовательного учреждения

Коршунова Л.Е., старший научный сотрудник ГНПБ им. К.Д. Ушинского

Понятие "современная школьная библиотека" предполагает по крайней мере двоякое толкование. И библиотека, мало и неважно комплектующаяся, еле удовлетворяющая запросы своих читателей, и библиотека, оснащенная нетрадиционными носителями информации, активно и широко комплектующаяся, использующая МБА, - это школьные библиотеки, в нашем времени живущие, нам современные, наших детей воспитывающие и развивающие.

Для другого понимания именно и только вторая разновидность имеет право называться современной школьной библиотекой. Богатый разнообразный фонд при полной обеспеченности учебниками, наличие медиа-материалов (и видео -, и аудио -), компьютерные возможности ведения каталога, инвентарной книги, распечатки карточек для традиционного каталога, организации таблиц распределения учебников по классам, предметам и пр. - все это суть признаки “продвинутости”, признаки библиотеки-медиатеки, информационного центра.

Такая библиотека может называться виртуальной, ибо обладает большим объемом информации, посредством различного рода носителей осуществляет информобмен с другими учреждениями.

Один из вопросов ныне острых и наболевших - компьютеризация школьной библиотеки. Когда у библиотеки нет средств на комплектование, она не имеет простой оргтехники и канцелярских принадлежностей, школьный библиотекарь не хочет и слышать о таких “фантастических” вещах, как автоматизация, компьютер, электронный каталог и т.д. А жизнь-то летит вперед, и дети, как никто другой, особенно остро ощущают этот бег и нашу “библиотечную” отсталость от этого бега.

В одной из статей журнала “Школьная библиотека” уже писалось о необходимости принятия федеральной программы автоматизации школьных библиотек, ибо не всякая школа готова начать такое важное и нужное дело самостоятельно. Приводилась и примерная последовательность работы по переводу школьных библиотек на автоматизированный режим. Главное здесь - наметить стратегию и тактику компьютеризации и толково объяснить школьному библиотекарю, что благого, хорошего, облегчающего и совершенствующего библиотечный труд он будет иметь в результате автоматизации; и если это человек, любящий свое дело, все будет в порядке: обучение компьютерной грамотности пройдет быстро, без сучка и задоринки.

Нельзя не согласиться с тем, что наиважнейшая ступень - выбор автоматизированной библиотечной системы для автоматизации работы школьной библиотеки. Ныне школьные библиотеки сами осуществляют этот выбор, и порой он случаен, непродуман, малоэффективен.

Понятны плюсы и минусы самостоятельности в этом отношении. Я САМ(А) выбрал(а), сам(а) и работаю с системой, сам(а) отвечаю за ее производительность. Это плюс. А все-таки объективно минусов здесь гораздо больше, первый и самый главный - несовместимость автоматизированных библиотечных систем в разных образовательных учреждениях друг с другом; отсюда - невозможность обмена информацией. Валерий Юрьевич Григорьев, кандидат технических наук, генеральный директор Информационно-библиотечного центра “Библиотечная компьютерная сеть (БКС)”, например, полагает, что вы не ошибетесь в выборе библиографического формата на машиночитаемые записи, работая на MARC. Положительным моментом, по мнению В. Ю. Григорьева, можно считать то, что (для справки) стандарт USMARC “содержит около 100 полей и несколько сотен подполей”. Это “заведомо снимет массу ...естественных вопросов типа: “Куда заносить информацию о том, что это книга для дошкольников?” или “Как же мне найти книгу по заглавию на обложке?”

Библиотекарь должен быть осмотрителен в выборе системы, нужно осознание того, какими возможностями обязан обладать пакет программ для решения библиотечно-библиографических задач, какие функции он должен выполнять. Посему считаю нужным привести примерный (!) перечень таковых функций, как его понимают специалисты.

Функции и возможности, которые должна предоставить автоматизированная библиотечная система

Извлечение из статьи В.Ю. Григорьева “Критерии выбора библиотечной автоматизированной системы” - (ж. “Петербургская библиотечная школа”, 1997, №1, с. 59 - 67).

Функции сгруппированы по принадлежности к модулям:

1. электронный каталог,

2. доступ к каталогу пользователей, в том числе удаленный (ОРАС),

З. книговыдача,

4. комплектование. .

1. Каталогизация.

1.1.Ввод и редактирование записей

• возможность создания новых записей в режиме реального времени с использованием шаблонов, меток и названий полей;
• возможность для библиотеки определять поля данных и виды экрана;
• возможность импорта записей (наличие системы конвертации);
• наличие проверки на дублетность и удобного создания новых копий;
• возможность изменения последовательности записи;
• возможность редактирования или изменения записи с минимальным обращением к клавиатуре;
• полноэкранное редактирование;
• возможность работы с различными типами материалов (книги, сериалы, рукописи и т.д.);
• наличие проверки кодировочных полей на соответствие возможному диапазону (диапазон индикаторов, числовых полей, поля кодировочных данных);
• возможность работы с аналитикой (росписью статей из журналов, газет и сборников - прим. авт.);
• возможность показывать и выгружать (экспортировать) записи в MARC-формате вне зависимости от внутреннего формата хранения информации;
• возможность легкого удаления и реиндексации записей.

1.2.Авторитетный контроль

• поддержка авторитетного файла в режиме реального времени при создании библиографических записей;
• для выбора рубрик показ работ, связанных с рубрикой;
• возможность добавления новых рубрик в авторитетный файл, в том числе автоматически;
• возможность создания ссылок “см.” и “см. также”;
• возможность определения библиотекой полей для авторитетного контроля;
• возможность работы с тезаурусами.

1.3. Импорт записей

• возможность импорта записей из внешних баз данных и CD-ROMob непосредственно или через промежуточные файлы;
• генерация сообщений при дублетных записях или конфликтах на уровне авторитетного контроля (перезапись, пропуск или добавление)

2. Доступ к каталогу

• возможность онлайнового доступа для персонала и читателей;
• возможность определения ключей для поиска и индексирования (поисковых полей. Комбинаций и т.д.)
• обеспечение различных уровней интерфейса, в том числе самообучение меню-ориентированный поиск,
• возможность более интеллектуального поиск для персонала библиотеки,
• обеспечение поиска по ключевому слову или фразе,
• непосредственный показ записи, если найдена только одна,
• показ статуса или копии информации через минимальное количество экранов, доступ для сотрудников к более детальной информации, которая недоступна для публики (информация о должниках, ограничениях, заказах, проч.),
• показ индекса, если ничего не найдено,
• возможность просмотра назад и вперед по индексу, списку найденных записей или каталогу,
• использование булевых выражений и, или, но,
• усечение поисковых терминов,
• возможность осуществления ограниченных поисков (в пределах одного определенного библиографического уровня, даты),
• показ или автоматический поиск по перекрестным ссылкам,
• возможность поиска связанных работ,
• показ образов (рисунков),
• маршрутизация в другие системы,
• доступ к общественной (социальной) информации

2.1.Удаленный доступ (ОРАС)

• графический пользовательский интерфейс;
• многоязыковая диалоговая поддержка;
• возможность самообслуживания (выдача, перерегистрация, изготовление списка литературы, заказ для не анонимного пользователя);
• возможность для размещения межбиблиотечного заказа;
• возможность проказа информации о задолженности (с контролем секретности);

2.2.Выходные копии

• возможность получения различных видов печатных бюллетеней, в том числе каталожных карточек для традиционного каталога – авт.,
• возможность сортировки информации в выходных формах

3. Книговыдача

3.1.Общие параметры

• возможность создания категории изданий и должников, системы штрафов: срок возврата по типу издания (книга, журнал и т.д.); по типу материала; штрафы и ограничения продления и т.д.
• заказы: срок заказа, срок до отмены заказа;
• календарь: дни и часы работы библиотеки);
• определяемая библиотекой частота и текст уведомлений.

3.2.Выдача

• быстрый и точный ввод: фамилии, № читательского билета читателя и номера книги путем штрихового считывания или ввода с клавиатуры;
• проверка читателя: не зарегистрирован, не возвращены книги, пр.,
• доступ из каталога книг в читательский формуляр;
• сообщения для читателей (например, книга пришла с выставки);
• проверка книги: есть ли в системе, заказана другим читателем, потеряна, пр.;
• показ срока возврата книги, возможность модификации;
• изменение записи на книгу и на читателя в реальном времени

3.3.Возврат

• достаточность ввода только номера издания для быстрого возврата путем сканирования или ввода с клавиатуры;
• проверка книги на своевременность возврата и подсчет пени за просрочку;
• проверка книги на заказ с показом <сведений об> ожидающем читателе и генерацией примечания о доступности книги;
• проверка книги на существование в системе для создания записи; проверка книги на утерю или неправильное местонахождение с возможностью перемещения в другой фонд;
• учет потерянных книг;
• изменение записи на книгу и на читателя в реальном времени.

3.4.Перерегистрация

• возможность удаленной перерегистрации вводом номера с клавиатуры;
• проверка сведений о читателе и книге как при выдаче, так и в любой момент при необходимости (например, книга просрочена, зарезервирована, было уведомление о сдаче, исчерпан лимит перерегистраций);
• удержание пени за просроченное издание;
• расчет отдельных периодов перерегистрации по категории читателей и книг;
• возможность создания неперерегистрируемых категорий;
• возможность массовой перерегистрации изданий, в т.ч. всех книг читателя.

3.5.Штрафы

• расчет штрафов по категориям читателей и книг;
• исключение отдельных категорий читателей из штрафов;
• система наказаний, если штраф не заплачен;
• подсчет штрафов по дням, учет при расчете нерабочих дней и времени открытия и закрытия библиотеки;
• возможность уплаты штрафов частично или полностью при возврате книги или непосредственно при обращении к функции штрафы” (без обращения к формуляру читателя);
• максимальные штрафы по категориям книг и читателей;
• специальные штрафы за просрочку книг после уведомления;
• возможность для подписных (членских) взносов.

3.6. Заказы читательские

• идентификация заказанного издания через поисковые клавиши или путем перемещения из каталога;
• идентификация читателя по номеру читательского билета;
• возможность размещения заказа на все (несколько) копии (дублеты) по абонементам, с автоматической отменой заказа на остальные копии (дублеты) при выполнении любой из них;
• возможность размещения заказа только на определенные типы материала или исключение определенных типов материала из заказа ;
• очередь читателей при нескольких заказах на одно издание,
• возможность изменения порядка очереди; .
• автоматическое сокращение срока выдачи, если есть очередь на издание;
• генерирование примечаний для обзванивания с сокращением срока выдачи;
• погашение невостребованного заказа;
• погашение заказа, если он не удовлетворен;
• отмена заказа.

3.7.Краткосрочная выдача

• возможность книговыдачи на час/ночь/выходные дни;
• блокировка выдач;
• возможность поддержки краткосрочной выдачи
• связи с курсом и, читательскими листами, другой управленческой информацией.

3.8.Пользовательский файл

• доступность через систему для маршрутизации списков, заявок;
• способность удалять сведения о пользователях поодиночке или комплексно;
• определяемые библиотекой пользовательские поля;
• доступ к пользовательскому файлу через имя или номер.

3.9.Справки

• доступ к записи читателя через имя или номер для детализации книги на руках: перерегистрирована, просрочена, детали штрафов, детали заказов;
• доступ к записи на издание по всем поисковым ключам : дублетов, статуса выдачи (если выдана), детали выдачи, включая сведения о читателе;

3.10.Уведомления

• генерирование уведомлений для должников, штрафников, предупреждений, повесток, специальных уведомлений;
• определяемые библиотекой частота и текст уведомлений.

3.11.Отчеты и статистика

• создание отчетов и справок, связанных с книговыдачей: выдачи, возвраты, продления ежедневно, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно;
• раздельная статистика по категориям читателей и книг;
• статистика, связанная со штрафами, заказами, просрочками и пр.
• возможность для другой, определяемой библиотекой, управленческой информации.

4. Комплектование

4.1.Заказ

- ввод данных с использованием шаблонов; использование умолчаний для сокращения ручного ввода, возможность для читателей ввести пожелание на заказ;

• предзаказный поиск и уведомление о дублетах, создание записи на заказ для дополнительной копии, используя существующую запись;
• возможность создания полной или сокращенной библиографической записи;
• доступ к авторитетным файлам на стадии заказа;
• возможность использования электронных планов издательств и книготоргующих организаций;
• возможность использования официальных номеров заказов;
• системно-генерируемые дата и номер заказа;
• справочно-хранимые данные о поставщике: имя, адрес и т.д., чтобы не вводить их полностью в каждый заказ;
• ввод сведений о поставщике, доступность файла поставщиков из заказа для генерации полных данных по коду;
• возможность ввода сведений о новых поставщиках при создании заказа с автоматическим добавлением их в файл поставщиков;
• возможность ввода сведений о заказчике;
• подсчет стоимости заказа, включая скидки для библиотеки, если таковые существуют;
• ввод сведений об источнике финансирования заказа, доступность файла фондов из заказа для генерации полных данных по коду;
• возможность для различных действий над заказом;
• электронная пересылка заказа, счета и т.д.;
• производство печатного заказа;
• учет срочных заказов;
• возможность генерации текста по умолчанию для должников;
• свободные сообщения на заказах;
• возможность помещения отчета поставщика в запись на заказ;
• автоматическое занесение информации о снятии денег.

4.2.Получение

• просмотр записи по номеру;
• простое создание приходного документа с минимальным обращением к клавиатуре и автоматическое изменение статуса записи;
• системно генерируемая дата получения;
• возможность редактирования записи, например, при изменении цены, и перерасчета при необходимости;
• возможность для записи деталей накладной;
• автоматическое обновление информации о бюджете библиотеки после покупки;
• возможность добавления места нахождения и других данных на издание в каталог.

4.3.Заявки

• спецификация периода заявки поставщиком и модификация отдельных заказов;
• уведомление о просроченных изданиях для библиотеки;
• возможность ведения нескольких уровней заявок;
• определяемые библиотекой тексты заявок;
• возможность отмены заказа.

4.4.Ведение бюджета библиотеки на комплектование

• возможность ведения различного количества источников финансирования;
• калькуляция сделок по покупке или продаже;
• возможность on-line доступа к информации о доступных средствах;
• возможность валютной конвертации

4.5.Справки

• возможность on-line справки по каталогу заказов об авторе, заглавии, количестве заказа и т.д. для детализации информации о заказе;
• индикация о статусе издания как заказанного при доступе к каталогу.

4.6.Отчеты и статистика

• состояние книжного фонда; .
• состояние бюджета;
• анализ качества работы поставщиков.

Вдумчивый библиотекарь увидит, что в этом перечне нет определенной технологической последовательности, эмпирически и логически неизменной, при которой путь книги не может начинаться иначе, чем с комплектования и первичной (на уровне инвентарной книги) регистрации полученного издания, но таково видение автора перечня: он начинает с формирования электронного каталога, то есть с процессов каталогизации, процессы комплектования отнесены в пункт 4.

Ввод новых поступлений в базу данных вашей программы - лишь начальный, самый первый этап работы, ибо библиотека - сложный механизм со своей весьма непростой технологией. Частичная компьютеризация библиотечных процессов уже, безусловно, дает достаточно много в том случае, если электронный каталог существует на весь книжный и журнальный фонд библиотеки: становится простым делом выдача библиографических справок, рекомендательных списков литературы по определенным темам из расчета всего массива изданий, имеющихся в данном фонде.

В этой связи важно понимать, как должна быть организована информационно-поисковая система электронного каталога.

Читательская поисковая система

Автоматизированная поисковая система для пользователя, как правило, построена так, что потребитель информации имеет возможность найти нужные ему издания по максимально малому количеству известных ему реквизитов, определяющих издание. Традиционные карточные каталоги предусматривают поиск изданий по индивидуальному автору (первому, второму, третьему), заглавию или фамилии редактора, если издание не имеет автора, персоне (то есть фамилии деятеля науки, просвещения, литературы, искусства, политики и т.д.), в части случаев - по наименованию издающей организации, когда речь идет о научных трудах, ученых записках, материалах конференций институтов, университетов, академий и пр.

Практически этим и ограничены возможности библиографического поиска в традиционном карточном алфавитном каталоге.

Для поиска по отраслям знаний формируется уже другой - систематический - каталог, требующий дополнительного массива карточек, больших трудозатрат по его ведению и редакции.

Тогда как поиск нужных изданий в электронном каталоге предусматривает гораздо более широкие, можно сказать, всесторонние, возможности. Профессионал-библиотекарь, библиотекарь-практик знает, что читатель порой помнит заглавие книги или даже часть его, забывая об авторе; бывает, что читателю, ищущему издание известен лишь год его выпуска и примерная тема, раскрытая в нем. Библиотекарь, используя традиционный карточный каталог, в таком поиске будет практически беспомощен. Опытный библиограф, безусловно, найдет нужное издание, но разыскание будет длительным и кропотливым.

А вот поисковый аппарат электронного каталога должен обладать настолько широкими возможностями, чтобы поиск был произведен быстро даже в самых сложных случаях. Информационно-поисковая система электронного каталога обязана предусмотреть наличие максимально большого количества поисковых полей, среди которых обязательны следующие:

1.автор (ы),

2.заглавие или его часть (для поиска по заглавию даже при наличии автора),

3. редактор (ы) (для поиска издания даже при наличии автора) .

4.составитель (и) (для поиска издания даже при наличии автора) .

5.год издания

6.издательство (а)

7.тема

8. рубрика

9.ключевое слово

В этом случае поиск будет широк, многогранен, многоаспектен, поможет потребителю точно выявить из всего потока информации необходимые ему источники.

Однако основная идея компьютеризации для самой структуры конкретной библиотеки - комплексный подход. Наибольший эффект от автоматизации библиотечно-информационных процессов (производительность и комфортные условия труда, оперативность и качество библиотечно-информационного обслуживания) может быть достигнут в случае перевода на автоматизированный режим всего технологического комплекса библиотечно-библиографических работ, вплоть до издательской деятельности, если таковая представляется нужной школьной библиотеке. Почему бы нет: печать списков новых поступлений, маленьких указателей литературы по особенно актуальным темам - вещь и интересная, и нужная. Автоматизация есть способ повышения оперативности и увеличения объемов сервиса.

Главная цель компьютеризации (о которой порой забывают библиотечные работники за каждодневными делами и проблемами) объединение мирового библиотечного информационного потока, а именно корпоративная каталогизация и систематизация литературы, при которой библиотека, получившая издание первой, первой же его и описывает и систематизирует, все остальные держатели книжных фондов могут пользоваться результатами проделанного уже труда. Доступность же библиографических, а впоследствии и полнотекстовых баз через глобальные сети невиданно развернет мировое пространство для позитивного познания мира. Именно поэтому очень важно сейчас, на первом этапе автоматизации библиотечно-библиографических процессов в библиотеках школ, объединить свои усилия, воспользоваться единой автоматизированной библиотечно-информационной системой, которая позволит уже на втором витке развития автоматизированных технологий перейти к обмену данными, начать корпоративные действия в направлении научной обработки литературы (каталогизации, систематизации).

Первые шаги по компьютеризации

После принятия принципиального решения о приобретении компьютерной системы рекомендуется в качестве первого шага прибегнуть к помощи квалифицированного технического специалиста с целью проведения семинаров по компьютерной грамотности для персонала библиотеки, который, так или иначе, будет связан с ЭВМ. Семинары следует специально ориентировать на потенциальное использование компьютеров, как пользователями, так и библиотекарями. Консультант в идеальном варианте должен быть опытным специалистом, консультировавшим в данном аспекте другие библиотеки.

Затем следует посетить одну-две библиотеки, уже поставившие компьютерные системы. Такие посещения позволят увидеть в действии различное оборудование и детально изучить опыт других школьных библиотек в компьютеризации. Это поможет познакомиться с компьютерными концепциями и терминологией, сведя к минимуму возможные опасения, всегда связанные с инновациями и большими покупками.

Опытнейшие представители библиотечного мира, библиотечные метры, указывают, что в регионах, где часто происходят сбои в подаче электроэнергии, необходимо в качестве подспорья вести традиционный книжный каталог для поиска вручную, когда отключается электроэнергия.

Один из позитивных моментов автоматизации работы библиографа - “объективность”, “идеологическая отстраненность”, “независимость” компьютера. При выборе литературы для пользователя он вычислит все, что касается заданной темы вне идеологических или иных взглядов на эту тему конкретного человека. И читатель сможет познакомиться с разнообразными точками зрения на интересующий его вопрос.

Много и глубоко размышляют сейчас над определением смысла библиотечной работы; библиотечная общественность формулирует вопрос, касающийся “целеполагания Библиотеки”. В журнале “Американские библиотеки” был сформулирован ряд постулатов под названием “Как библиотеки могут быть полезны стране. Двенадцать путей к цели”, где, в частности, говорилось о том, что одна из неписаных функций библиотеки - “дарить покой”. Библиотеки издавна внушали и внушают людям благоговение. Почти так же, как церкви и другие святые места, “они могут создавать для вошедших, физическое ощущение мира, уважения, смирения и гордости”. Человек априори испытывает в библиотеке духовное наслаждение. Возможно, потому что библиотека - могучая метафора объединенного мира, который мы так часто видим разделенным. Противоположные точки зрения на человеческое общество в целом или отдельные вопросы отдельных отраслей знания, о которых трактуют порой две рядом стоящие книги, в третьей книге находят разумный, мудрый отклик, отдающий должное всем мнениям, объясняющим их происхождение, их истоки, причины их появления, определяющий достоинства и недостатки каждой из них. Библиотеки учат быть терпимыми к чужому мнению, учат уважительному отношению к соседям по планете. И компьютерная “независимость” отбора источников сослужит здесь свою службу.

Недаром в американском "Законе о правах библиотек", принятом American Library Association (ALA - Американской библиотечной ассоциацией) еще в 1948 году, ряд пунктов гласит:

• книги и другие библиотечные ресурсы должны служить для обеспечения интересов, информирования и просвещения всех слоев общества. Недопустимо исключение из фондов библиотеки информационных материалов вследствие их происхождения, способов образования или точки зрения тех, кто способствовал созданию этих материалов или фондов;
• библиотеки должны обеспечить читателей материалами и информацией, освещающими все точки зрения на текущие или исторические события;
• библиотеки не должны привлекать цензуру для выполнения своих обязанностей по обеспечению общества информацией и его просвещению;
• библиотеки должны сотрудничать со всеми читателями и группами читателей, заинтересованными в развитии свободы выражения идей и доступа к ним.

Наличие хорошей библиографической базы данных в школе позволяет решить следующие задачи:

• полноценная, разносторонняя подготовка к учебным занятиям (получение библиографической справки, просмотр, оценка и выбор необходимой литературы, видео - или медиаматериалов по теме занятия;
• качественное повышение профессионального уровня (получение оперативной информации о выходящей в стране методической и педагогической литературе, новых медиасредствах;
• работа в телекоммуникационной сети с базами данных крупных библиотек (так, найти в Интернете базу данных библиотеки Государственной научной педагогической библиотеки им. К.Д. Ушинского можно по адресу www.gnpbu.ru.), других интересных отраслевых библиографирующих организаций;
• ведение научно-педагогических исследовательских работ (вхождение в большие базы данных, применение квалиметрических методов исследования, сбор информации, сортировка данных, на основании этого – подготовка различных видов таблиц, схем, графиков, отчетов, других документов)